Paiement des heures de formation : modalités et règles essentielles

Difficile d’imaginer qu’une simple case cochée dans un planning puisse bouleverser la paie d’un salarié. Pourtant, le recours au compte personnel de formation (CPF) en pleine semaine de travail, ou bien le soir venu, ne produit pas les mêmes répercussions sur la fiche de salaire. Reste à savoir qui décide, qui paie, et surtout, dans quelles conditions.

Un salarié qui souhaite mobiliser son compte personnel de formation pendant ses horaires habituels voit son salaire intégralement maintenu, à la condition expresse d’avoir obtenu l’aval de l’employeur. En dehors de ces horaires, en revanche, aucune compensation n’est prévue, sauf exception mentionnée dans la convention collective.

Le financement des frais de formation via le CPF dépend du montant disponible sur le compte, parfois complété par d’autres soutiens financiers. Lorsque la formation s’effectue durant le temps de travail, l’autorisation du supérieur reste requise ; mais une fois sorti du cadre horaire habituel, cette validation n’est plus imposée par la loi. Ce distinguo façonne concrètement les droits des salariés.

Les droits des salariés en matière de formation professionnelle sur le temps de travail

La formation professionnelle s’inscrit dans la logique du contrat de travail. Quand la session de formation a lieu durant le temps de travail, les heures sont pleinement assimilées à du travail effectif. Cela se traduit par le maintien du salaire, l’inclusion dans le calcul des congés payés, et la prise en compte dans l’ancienneté. Ces principes valent pour toute formation liée au développement des compétences, à la formation continue, ou lorsque l’objectif vise un diplôme ou titre reconnu officiellement.

Des dispositifs particuliers s’appliquent à certains profils. On pense, par exemple, aux salariés bénéficiaires de l’obligation d’emploi, aux personnes en situation de handicap, ou à ceux ayant été victimes d’un accident du travail. Pour eux, la protection prévue lors des temps de formation est renforcée par la réglementation. Et, lorsque la formation se réalise sur le poste de travail, la présence d’un tuteur ou d’un formateur prend toute son importance pour garantir l’acquisition réelle de nouvelles compétences.

Dans les faits, ces droits se traduisent de la façon suivante :

  • Le salaire est versé dans son intégralité pour chaque session imposée ou validée par l’employeur
  • Les heures passées en formation s’ajoutent à la durée légale du travail pour le calcul du temps effectif
  • Les modalités d’accès, qu’il s’agisse de formation initiale ou continue, suivent le cadre fixé par le code du travail

La situation varie en fonction de la nature de la formation et du régime juridique qui la régit. Il devient alors utile de dialoguer régulièrement avec le service des ressources humaines, histoire d’y voir plus clair sur les démarches à accomplir, la validation des compétences acquises ou la façon dont la rémunération sera organisée.

Comment fonctionne le paiement des heures de formation : règles et modalités à connaître

Le paiement des heures de formation répond à des règles strictement encadrées. Lorsque la formation s’inscrit dans le temps de travail, la rémunération ne bouge pas : chaque heure y figure comme du temps de travail effectif, ce qui joue sur la fiche de paie, les congés, le calcul de la retraite et l’ancienneté. Rien n’est laissé au hasard.

Sitôt que la formation sort des horaires habituels, la situation se complique. Seules certaines actions prévues par accord collectif ou intégrées dans le plan de développement des compétences ouvrent droit à une rémunération spécifique. Pour que ce soit possible, le contrat de travail ou une convention individuelle doit mentionner la possibilité d’une contrepartie, sous la forme d’une prime ou d’un repos supplémentaire parfois.

Pour clarifier les réalités concrètes rencontrées par les salariés, plusieurs points méritent attention :

  • Les heures réalisées lors de formations organisées sur le temps de travail sont automatiquement reportées sur la fiche de paie
  • Certains employeurs s’appuient sur des outils de pointage numériques pour suivre précisément la participation et les absences liées à la formation
  • Un plafond d’heures, défini par l’entreprise ou la convention collective, peut limiter le volume de formation suivi en dehors des horaires habituels

Le mode de prise en charge s’adapte selon l’origine de la formation. Si un acteur extérieur (comme un organisme paritaire, l’État ou la région) finance les coûts pédagogiques, l’entreprise doit simplement maintenir la rémunération. Dans le cas inverse, elle doit arbitrer entre un versement direct ou l’utilisation de fonds dédiés à la formation professionnelle.

Mains utilisant un ordinateur pour formation en ligne et fiche de paie

CPF et prise en charge : démarches pour utiliser son compte personnel de formation efficacement

Le compte personnel de formation (CPF) permet de cumuler, tout au long de la vie professionnelle, un crédit destiné à financer différentes formations certifiantes. Ce dispositif concerne tant les salariés que les demandeurs d’emploi et agents du secteur public. Chaque personne visualise en ligne ses droits acquis ainsi que toutes les formations éligibles reconnues officiellement.

L’utilisation des droits CPF est assez directe : il suffit de choisir une formation inscrite au répertoire national des certifications professionnelles, vérifier les conditions, puis transmettre la demande via la plateforme prévue à cet effet. L’inscription validée, le paiement de la formation est prélevé dans la limite du crédit disponible. Si la somme ne suffit pas, plusieurs relais permettent de compléter le projet : l’abondement de l’employeur, l’accompagnement d’un organisme de branche, ou des contributions publiques selon les profils.

Pour ne rien manquer, voici les principales démarches à réaliser :

  • Vérifier le montant disponible sur son espace personnel
  • Sélectionner une formation certifiante éligible
  • Soumettre la demande de prise en charge et en assurer le suivi via le portail en ligne

Mobiliser le CPF s’inscrit dans une logique de parcours sécurisé et de montée en compétences. Depuis 2024, chaque utilisateur doit régler une participation forfaitaire lors de l’activation de ses droits, hormis quelques situations, notamment pour celles et ceux relevant de l’obligation d’emploi ou dans le cas d’une validation des acquis de l’expérience. Ce dispositif incite chacun à faire des choix réfléchis et permet d’assurer la pérennité du système dans le futur.

Avec la multiplication des réformes, la formation professionnelle s’impose comme un véritable outil pour évoluer et s’adapter. Saisir l’opportunité au moment opportun, voilà ce qui peut faire toute la différence avant que la fenêtre de possibilité ne se referme.

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